生成AIで業務改善を始めるときに、最初に決めるべき3つのこと

01なぜ「ツール選び」から始めるとつまずくのか

生成AIのツールは種類が多く、機能の比較だけでも時間がかかります。比較表を作り、無料版をいくつか試し、社内で意見を集めているうちに、何のために導入するのかがぼやけていきます。

よくあるのは、次のような流れです。

• 話題のツールを全社員に配る
• 使い方は各自に任せる
• 数か月後、使っている人とまったく使っていない人に分かれる
• 「効果があったのか分からない」まま、契約の更新を迷う

ツールそのものが悪いわけではありません。使う場面が決まっていないため、効果が見えず、続ける理由も説明できないのです。

「何に使うか」が先、「何を使うか」は後

業務改善の目的は、作業時間を減らす、ミスを減らす、対応を早くするといった、業務の変化にあります。ツールはその手段です。先に業務と目的を決めておけば、ツールの候補は自然と絞られ、比較にかける時間も短くなります。

たとえば「問い合わせへの返信文の下書きに使う」と決まっていれば、比べるべきなのは、文章の自然さや、社内の返信例を参考にさせられるかどうかです。「会議メモの要約に使う」のであれば、長い文章を扱えるか、録音や議事録のツールとつなげられるかが判断の軸になります。目的が決まると、確認すべき機能も、試すときの観点もはっきりします。導入後に「思っていた使い方ができない」と気づく、という失敗も防ぎやすくなります。

02決めること① 対象にする業務を1つに絞る

最初から全社で使おうとすると、効果の測り方も教え方もばらばらになります。まずは1つの業務に絞って始めましょう。

向いている業務の条件

最初の対象には、次の条件にあてはまる業務が向いています。

• 入力や転記、定型文の作成など、手順がある程度決まっている
• 毎日・毎週など、繰り返し発生する
• 担当者が少なく、試しやすい
• 担当者自身に「時間がかかっている」という自覚がある

たとえば、問い合わせメールへの返信文の下書き、会議メモの要約、社内向け資料のたたき台づくり、アンケートの自由回答の分類などが候補になります。

業務を書き出してから選ぶ

候補が思い浮かばないときは、部署の業務を書き出すところから始めます。業務の名前、1回あたりの時間、頻度、担当者を表にするだけで、時間がかかっている業務が見えてきます。

業務	1回の時間	頻度	担当
問い合わせへの返信文の作成	15分	1日10件	2名
週次の会議メモの要約	30分	週3回	1名
求人票の原稿の作成	60分	週5件	3名

※表の数字は書き出し方の例です。

この中から、手順が決まっていて、効果を測りやすいものを1つ選びます。

避けたほうがよい業務

最初の対象としては、判断の重い業務や、誤りが大きな影響につながる業務は避けます。契約書の最終確認や、顧客に直接届く重要な通知などは、AIの使い方に慣れてから検討するのが安全です。

03決めること② 成果の測り方を先に決める

「楽になった気がする」だけでは、続けるかどうかを判断できません。導入の前に、比べられる指標を1つ決めておきます。

指標の例

業務に合わせて、次のような指標から選びます。

• 作業時間:1件あたり、または1週間あたりにかかる時間
• 件数:同じ時間で処理できる件数
• ミスの数:転記の誤りや差し戻しの件数
• 対応までの時間:問い合わせから返信までの時間

指標はたくさん並べず、1つか2つに絞ります。数が多いと記録の手間が増え、続かなくなるからです。

導入前の数字を記録しておく

効果を測るには、導入前の数字が欠かせません。1〜2週間でよいので、今のやり方での作業時間や件数を記録しておきます。完璧な計測でなくても、担当者の簡単な記録で十分です。

POINT 導入前の数字があれば、「どれだけ変わったか」を社内に説明しやすくなります。次の業務に広げるときの判断材料にもなります。

「質」も確認する

時間が短くなっても、出来上がったものの質が下がっては意味がありません。AIで作った下書きを、どのくらい手直しして使ったかもあわせて見ておくと、実態に近い評価ができます。

04決めること③ 運用の担当者を決める

生成AIのツールは、導入して終わりではありません。使いながら、指示文(プロンプト)や使い方を調整していく必要があります。この調整を誰が担うのかを決めておかないと、最初の設定のまま使われなくなっていきます。

担当者の役割

運用の担当者には、次のような役割をお願いします。

• よく使う指示文をまとめ、テンプレートとして共有する
• 現場から出た「うまくいかない」を集めて、使い方を見直す
• 成果の指標を定期的に確認し、関係者に共有する
• 社内の利用ルールが守られているかを確認する

専任である必要はありません。対象業務をよく知っている人が、業務時間の一部を使って担当するのが現実的です。

担当者を孤立させない

担当者に任せきりにすると、負担が偏ります。上長や関係部署と、月に1回程度でも状況を共有する場を設けておくと、困ったときに相談しやすくなります。

053つを決めたら、小さく試す

対象の業務・成果の測り方・担当者が決まったら、いよいよ試してみます。ここでも大切なのは、小さく始めることです。

試す期間と範囲を決める

まずは2〜4週間ほど、担当者を含む少人数で試します。期間を区切っておくと、ずるずると続けて評価しないまま終わることを防げます。

試すときの進め方

1. 対象業務の手順を書き出し、AIに任せる部分と人が行う部分を分ける
2. 指示文のたたき台を作り、何度か試して調整する
3. 実際の業務で使い、作業時間や手直しの量を記録する
4. 期間の終わりに、導入前の数字と比べる

AIに任せる部分は、最初は「下書き」や「整理」にとどめ、最終的な確認は人が行う形にすると安心です。

うまくいかなかったときは

期待した効果が出ないこともあります。その場合は、ツールを替える前に、対象業務の選び方や指示文の書き方を見直してみます。業務の手順が人によって違う場合は、先に手順をそろえることが近道になることもあります。

06社内に広げるときのポイント

小さく試して効果が見えたら、ほかの業務や部署に広げていきます。

成功した使い方を「型」にする

うまくいった指示文や手順は、誰でも使えるようにテンプレートとしてまとめます。「この業務では、この指示文を使い、この部分は人が確認する」という形で残しておくと、新しく使う人も迷いません。

結果を数字で共有する

導入前と後の比較を、関係者に共有します。数字があると、ほかの部署も「自分たちの業務でも試してみたい」と考えやすくなります。

利用ルールを整える

使う人が増えるほど、入力してよい情報や、出力の確認方法などのルールが必要になります。ルールは最初から細かく決めすぎず、守ってほしいことに絞って始め、使いながら見直していきます。

07自社でAIツールを開発・運用してきて分かったこと

Zacooでは、自社でもAIツールを開発・運用してきました。その知見をもとに、各社の業務に合わせてカスタマイズする形で支援しています。

たとえば人材紹介会社の支援では、CRMへの入力から応募、マッチングまでの業務の流れをAIで効率化し、営業事務の人員を80%削減しました。Webマーケティングの支援では、集計・分析にかかる時間を80%削減し、その後、PV数を300%以上伸ばしています。

どちらの事例でも、最初に取り組んだのは「どの業務の、どこに時間がかかっているのか」を整理することでした。ツールの選定や開発は、その後です。業務の整理と成果の測り方が決まっていたからこそ、効果を確かめながら範囲を広げることができました。

08導入前によくいただく質問

ご相談の場でよくいただく質問と、その考え方をまとめました。

Q. 有料のツールを契約する前に、無料版で試してもよいですか?

試すこと自体は問題ありません。ただし、無料版では入力した情報の扱いや管理の機能が、有料版や法人向けのプランと異なることがあります。業務の情報を入力して試す場合は、利用条件を確認し、社内の利用ルールに沿って使うようにしましょう。顧客の情報など、外に出てはいけない情報は入力しないことが基本です。

Q. 社内にAIに詳しい人がいなくても始められますか?

始められます。最初の段階で必要なのは、AIの専門知識よりも、対象業務の手順をよく知っていることです。業務の流れが分かっている人が運用の担当者になり、指示文の書き方などは試しながら覚えていけば十分です。社内だけで進めるのが難しい場合は、外部の支援を受けながら、担当者が少しずつ慣れていく進め方もあります。

Q. どのくらいの期間で効果が分かりますか?

業務や使い方によって異なりますが、まずは2〜4週間ほど試して、導入前の数字と比べてみるのがおすすめです。期間を区切ることで、続けるか、やり方を変えるか、別の業務を試すかを判断しやすくなります。最初の期間で効果がはっきりしなくても、指示文や手順を見直すことで変わることがあります。

Q. 社員に使ってもらえるか心配です

「使ってください」と呼びかけるだけでは、なかなか広がりません。対象業務を決め、その業務での使い方を具体的に示すことが近道です。「この作業は、この指示文で下書きを作り、ここだけ人が確認する」という形で手順に組み込めば、使うかどうかを各自が迷う必要がなくなります。うまくいった例を共有することも、使う人を増やすきっかけになります。

Q. 自社の業務に合わせたツールを作ることもできますか?

できます。市販のツールで対応できる業務も多い一方で、社内のシステムとつなぎたい場合や、業務の流れ全体を効率化したい場合は、業務に合わせて開発やカスタマイズを検討します。その場合も、最初に対象業務と成果の測り方を決めておくことは変わりません。

まとめ

生成AIで業務改善を始めるときは、ツールを選ぶ前に、次の3つを決めておきましょう。

• 対象にする業務:手順が決まっていて、繰り返し発生する業務を1つ選ぶ
• 成果の測り方:作業時間や件数など、導入前と比べられる指標を1つ決める
• 運用の担当者:指示文や使い方を見直し続ける人を決める

この3つが決まっていれば、ツールの選定もスムーズに進み、小さく試して効果を確かめながら社内に広げていけます。「どの業務から始めればよいか分からない」という段階からでも、お気軽にご相談ください。